Invio diretto di documenti per e-mail

Sono stati implementate 2 tipologie di invio (a scelta dell’utente); entrambe le modalità prevedono il possesso di prerequisiti :

• In office automation tramite l’accesso diretto al software Microsoft Office Outlook © (testato con Outlook 2003, 2007, 2010, 2013)
• Tramite il componente Microsoft © CDO (Collaboration Data Objects)

Confronto	Invio in Office Automation (tramite l’accesso diretto al software Microsoft Office Outlook)	Invio tramite il componente Microsoft CDO (Collaboration Data Objects)
PREREQUISITI	Occorre avere il Software Microsoft Office Outlook su ogni postazione di lavoro da cui si voglia effettuare l’invio di documenti a mezzo mail;	Occorre disporre di un account di posta in uscita (SMTP) compatibile con il funzionamento del CDO, del quale si conoscono i parametri (nome serverSMTP, username e password); tali parametri sono quelli normalmente necessari per l’impostazioni dell’account su programmi di gestione della posta elettronica (es. Microsoft Outlook; Outlook Express ecc). I parametri del CDO possono essere testati dall’apposita maschera (vedi sotto)
VANTAGGI	Le e-mail inviate permangono archiviate nel software Microsoft Office Outlook (Posta inviata)	L’invio è diretto senza richieste di conferme nè altri utilizzi di applicativi esterni;
SVANTAGGI	Microsoft Office Outlook 2003 chiede conferma per l’operazione per ogni e-mail che si voglia inviare, aumentando i tempi di invio, soprattutto per invii massivi. Questo comportamento dipende dall’applicativo Microsoft Outlook e non è evitabile. Per Microsoft Outlook 2007 e 2010 il comportamento può essere impostato sull'applicativo Microsoft Outlook.	Non si crea un archivio di mail inviate, anche se è possibile inviare la mail al mittente in ccn (copia conoscenza nascosta), creando così un archivio in posta ricevuta.

Impostazione modalità di Invio

La modalità di invio con i relativi parametri vengono impostati in:

• Per prodotto LabPro ver AC
  • Menù Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni mail - (oppure Gestione Applicativo >> Impostazioni applicativo) - Validi per tutti i documenti ad eccezione delle fatture
  • Menù Fatturazione >> Impostazioni >> Impostazioni mail - Parametri validi solo per le fatture
• Per prodotto LabPro ver MR
  • Menù Gestione Applicativo >> Impostazioni applicativo

Figura 1 – Esempio di compilazione con invio tramite CDO

Figura 2– Esempio di compilazione con invio tramite Microsoft Outlook

L’invio per e-mail può essere fatto con modalità e funzionalità diverse in relazione al tipo di documento da inviare. Le modalità possono essere raggruppate come segue: Qualsiasi documento aperto in anteprima di stampa può essere inviato direttamente per e-mail. La barra rappresentata nella figura sottostante è quella visualizzabile dall’anteprima di stampa:

Invio per e-mail PDF

Cliccando sul bottone "E-mail" dall'anteprima di stampa sarà possibile inviare direttamente il documento per e-mail. Si aprirà una maschera che permetterà di indicare/modificare: Destinatario (a, cc) - disponibile una ricerca dei vari indirizzi mail salvati all'interno dell'applicativo nelle seguenti anagrafiche: CLIENTE, CONTATTO, FORNITORE Oggetto, nome del file e corpo e-mail (proposti in base a quanto impostato nel menù Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)

Parametri di invio documenti per e-mail (PDF Generico)

Dalla maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail sarà possibile:

• Indicare un indirizzo e-mail mittente diverso da quello previsto per l’invio dei Rapporti di Prova
• Modificare l’oggetto che verrà proposto
• Modificare il corpo della mail che verrà proposta
• L’invio generico non prevede: (A) il salvataggio del file inviato (è però possibile inviarlo per ccn al mittente, anche in automatico tramite le impostazioni sopra descritte, oppure utilizzando l’invio tramite Microsoft Office Outlook si troveranno nella posta inviata); (B) la memorizzazione sul database che il file è stato inviato per e-mail; (C) la proposta dell’indirizzo mail del destinatario (occorrerà ricercarlo nell’anagrafica tramite la lente di ricerca). Pertanto, quando previsto, si suggerisce di utilizzare le modalità descritte nei paragrafi successivi.

I seguenti documenti possono essere inviati direttamente per e-mail con caratteristiche diverse dall'invio generico:

• Scheda ricevimento campioni
• Offerta e contratto
• Conferma d'ordine da cliente
• Ordini a fornitori di magazzino e service
• Non conformità

Caratteristiche comuni agli invii specifici:

• L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica)
• Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)
• Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)

Parametri di invio documenti per e-mail (esempio Invio Offerta)

Maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail:

Invia Mail (PDF Documenti Specifici)

Avviene cliccando sul bottone "Invia Mail" presente sulla maschera di stampa del singolo documento: offerta, contratto, ordine a fornitore di magazzino, ordine a fornitore di service, non conformità.

Invio per e-mail PDF scheda Ricevimento campioni

Avviene cliccando sul bottone "Esporta in PDF ed invia per E-mail" presente sulla maschera di stampa della Scheda Ricevimento da Accettazione Campioni.

Esempio di flusso: Invio per e-mail offerta

Dopo aver terminato la compilazione dell'offerta cliccare sul bottone "Stampa"

Dalla maschera di stampa cliccare sul bottone "Spedisci come allegato"

Nella maschera sopra riportata, compilata come da scheda Parametri in Gestione Applicativo, è possibile modificare oggetto o corpo aggiungendo, ad esempio, qualche informazione specifica prima dell'invio della mail. L'invio del documento avviene cliccando nuovamente sul bottone "Spedisci come allegato".

Visualizza elenco completo

I moduli cliente possono essere definiti dal menù Clienti >> Impostazioni >> Impostazioni Clienti . E’ inoltre presente un modulo specifico per il sollecito dei pagamenti da parte del cliente (disponibile solo in presenza del modulo Contabilità e Finanza) Per la dei moduli si veda apposita documentazione di approfondimento: Moduli Cliente Configurabili

Caratteristiche invio modulistica definita dall’utente ai clienti:

• L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica clienti)
• Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Parametri invio per e-mail in Clienti >> Impostazioni >> Impostazioni clienti >> Moduli Cliente RTF )
• Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite dalla maschera Parametri invio per e-mail)
• L’invio può essere fatto massivamente a tutti i clienti definiti in anagrafica o a clienti specificatamente selezionati

Parametri di invio documenti per e-mail (Moduli Cliente RTF)

Invio per e-mail PDF documenti specifici

L’invio dei moduli al cliente viene fatto dal menu Clienti >> Stampe >> Stampe anagrafiche.

La maschera può essere aperta anche direttamente dal bottone di stampa dall’anagrafica di uno specifico cliente; in questo caso verrà proposto il codice del cliente su cui si è posizionati.

Caratteristiche dell’invio per e-mail dei Rapporti di Prova:

• L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica) – che può essere il cliente o il contatto a cui è intestato il Rapporto di Prova
• Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni e-mail)
• Qualora sia impostato l’utilizzo della firma digitale verrà inviato il Rapporto di Prova firmato digitalmente (è comunque sempre possibile inviare il Rapporto di Prova senza firma digitale)
• Il Rapporto di Prova verrà marcato come “Inviato” dopo l’invio per e-mail
• Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni pdf e firma digitale
• L’invio può essere fatto massivamente per i Rapporti di Prova selezionati dalla maschera Risultati >> Stampa >> Selettiva

Parametri di invio Rapporti di Prova per e-mail

Maschera in Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni e-mail

Campo impostazione	Caratteristiche
Oggetto -fisso	Nel caso di invio di più Rapporti di Prova (più campioni relativi alla stessa accettazione) la prima parte non viene ripetuta
Oggetto -ripetuto	Nel caso di invio di più Rapporti di Prova (più campioni relativi alla stessa accettazione) questa parte non viene ripetuta per ogni Rapporto di Prova
Corpo - fisso	Nel caso di invio di più Rapporti di Prova (più campioni relativi alla stessa accettazione) la prima parte non viene ripetuta
Corpo - ripetuto	Nel caso di invio di più Rapporti di Prova (più campioni relativi alla stessa accettazione) questa parte non viene ripetuta per ogni Rapporto di Prova
Piede	Normalmente contiene la ragione sociale del mittente / firma e-mail
	il fine messaggio viene utilizzato per dare istruzioni al destinatario su come leggere o verificare la validità del documento firmato digitalmente. Sono previste 3 casistiche di fine messaggio se l'allegato Rapporto di Prova è:
Fine messaggio	pdf (senza firma digitale) allegato firmato digitalmente in formato .P7M allegato firmato digitalmente in formato .PDF

Invio Mail (Rapporto di Prova)

Avviene cliccando sul bottone "Invia Mail" presente sulla maschera di stampa del singolo rapporto di prova (Risultati >> Inserimento >> Per Campione), oppure dalla maschera di stampa selettiva (Risultati >> Stampa >> Selettiva)

Caratteristiche dell’invio per e-mail delle fatture:

• L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica); se indicato l’indirizzo di fatturazione avrà prevalenza l’indirizzo mail di quest’ultimo
• Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail)
• Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail)
• L’invio può essere fatto massivamente per tutte le fatture emesse in un dato periodo di tempo (se in anagrafica cliente, scheda Dati Contabili, è stato fleggato “Invia fatture per e-mail”)
• La fattura verrà marcata come “Inviata” dopo l’invio per e-mail

Parametri di invio Fatture per e-mail

Maschera in Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail

Impostazioni Anagrafiche clienti per invio fatture per e-mail

• Parametro Invio fatture per e-mail

  Impostazioni specifiche sul cliente in Clienti >> Anagrafica scheda Dati Contabili: Verranno inviate per e-mail le fatture ai soli clienti con questo parametro a vero;

  Impostazioni di default in Clienti >> Impostazioni scheda Dati Anagrafica Clienti: E’ il default per la creazione del nuovo cliente, ma se lo cambio il software pone la domanda “Reimpostare anche il parametro nei clienti già presenti in anagrafica al nuovo valore?”

• Indirizzo mail di invio fattura

  Verrà utilizzato l’indirizzo presente in Clienti >> Anagrafica scheda Dati Cliente; qualora sia definito un diverso indirizzo di spedizione della fatturazione verrà invece utilizzato l’indirizzo mail presente nell’anagrafica Indirizzo di Spedizione.

Stampa e Invia (Fatture)

Dal menù Fatture>> Fatturazione Periodica >> “Stampa e Invia”

Per effettuare l’invio delle fatture a mezzo mail:

Selezionare (obbligatoriamente) la Data Fattura da/a e, facoltativamente, il/i clienti e il numero/numeri fatture , selezionare "Invia fatture per e-mail" e cliccare sul bottone "Genera"