Labpro ver.5.0 STD/MDL/PLB - Invio diretto di documenti per e-mail

Premessa: metodologia tecnica utilizzata in LabPro 5.0 di invio documenti a mezzo mail

Sono stati implementate 2 tipologie di invio (a scelta dell’utente); entrambe le modalità prevedono il possesso di prerequisiti :

In office automation tramite l’accesso diretto al software Microsoft Office Outlook © (testato con Outlook 2003, 2007, 2010, 2013)
Tramite il componente Microsoft © CDO

confronto fra i due sistemi di invio
Confronto	Invio in Office Automation (tramite l’accesso diretto al software Microsoft Office Outlook)	Invio tramite il componente Microsoft CDO (Collaboration Data Objects)
PREREQUISITI	Occorre avere il Software Microsoft Office Outlook su ogni postazione di lavoro da cui si voglia effettuare l’invio di documenti a mezzo mail;	Occorre disporre di un account di posta in uscita (SMTP) compatibile con il funzionamento del CDO, del quale si conoscono i parametri (nome serverSMTP, username e password); tali parametri sono quelli normalmente necessari per l’impostazioni dell’account su programmi di gestione della posta elettronica (es. Microsoft Outlook; Outlook Express ecc). I parametri del CDO possono essere testati dall’apposita maschera (vedi sotto)
VANTAGGI	Le e-mail inviate permangono archiviate nel software Microsoft Office Outlook (Posta inviata)	L’invio è diretto senza richieste di conferme nè altri utilizzi di applicativi esterni;
SVANTAGGI	Microsoft Office Outlook 2003 chiede conferma per l’operazione per ogni e-mail che si voglia inviare, aumentando i tempi di invio, soprattutto per invii massivi. Questo comportamento dipende dall’applicativo Microsoft Outlook e non è evitabile. Per Microsoft Outlook 2007 e 2010 il comportamento può essere impostato sull'applicativo Microsoft Outlook.	Non si crea un archivio di mail inviate, anche se è possibile inviare la mail al mittente in ccn (copia conoscenza nascosta), creando così un archivio in posta ricevuta.

Impostazione modalità di Invio

La modalità di invio con i relativi parametri vengono impostati in:

Menù Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni mail - Validi per tutti i documenti ad eccezione delle fatture

Menù Fatturazione >> Impostazioni >> Impostazioni mail - Parametri validi solo per le fatture

Figura 1 – Esempio di compilazione con invio tramite CDO

Figura 2– Esempio di compilazione con invio tramite Microsoft Outlook

E' possibile inviare direttamente per e-mail qualsiasi documento stampabile con il software. I parametri per l'invio (es testo oggetto e-mail e corpo, indirizzo e-mail mittente ecc) possono essere gestiti nel menù Impostazioni Applicativo >> Parametri di invio documenti per e-mail

L’invio per e-mail può essere fatto con modalità e funzionalità diverse in relazione al tipo di documento da inviare. Le modalità possono essere raggruppate come segue:

1. INVIO GENERICO DI QUALSIASI DOCUMENTO DALLA FUNZIONE DI ANTEPRIMA DI STAMPA
2. INVIO DI DOCUMENTI SPECIFICI (Biglietto Ritiro Referto, Relazione Sanitaria, Giudizio di Idoneità, Scadenzario Medicina del Lavoro, Agenda Medico Interventi MdL, Riepilogo risultati per Ditta, Agenda Prenotazioni Medico Specialista, Conferma Prenotazione visita specialistica)
3. INVIO DI MODULISTICA VARIA DEFINITA DALL’UTENTE AI CLIENTI
4. INVIO DI RAPPORTI DI REFERTI
5. INVIO DI FATTURE

Invio generico di qualsiasi documento dalla funzione di anteprima di stampa

Qualsiasi documento aperto in anteprima di stampa può essere inviato direttamente per e-mail. La barra rappresentata nella figura sottostante è quella visualizzabile dall’anteprima di stampa:

Invio per e-mail PDF

Cliccando sul bottone "E-mail" dall'anteprima di stampa sarà possibile inviare direttamente il documento per e-mail. Si aprirà una maschera che permetterà di indicare/modificare:
Destinatario (a, cc) - disponibile una ricerca dei vari indirizzi mail salvati all'interno dell'applicativo nelle seguenti anagrafiche: CLIENTE, CONTATTO, FORNITORE
Oggetto, nome del file e corpo e-mail (proposti in base a quanto impostato nel menù Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)

Parametri di invio documenti per e-mail (PDF Generico)

Dalla maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail sarà possibile:

Indicare un indirizzo e-mail mittente diverso da quello previsto per l’invio dei Referti
Modificare l’oggetto che verrà proposto
Modificare il corpo della mail che verrà proposta

L’invio generico non prevede: (A) il salvataggio del file inviato (è però possibile inviarlo per ccn al mittente, anche in automatico tramite le impostazioni sopra descritte, oppure utilizzando l’invio tramite Microsoft Office Outlook si troveranno nella posta inviata); (B) la memorizzazione sul database che il file è stato inviato per e-mail; (C) la proposta dell’indirizzo mail del destinatario (occorrerà ricercarlo nell’anagrafica tramite la lente di ricerca). Pertanto, quando previsto, si suggerisce di utilizzare le modalità descritte nei paragrafi successivi.

Invio di singoli documenti specifici

I seguenti documenti possono essere inviati direttamente per e-mail con caratteristiche diverse dall'invio generico:

Biglietto Ritiro

Referto

Relazione Sanitaria

Giudizio di Idoneità

Scadenzario Medicina del Lavoro

Agenda Medico Interventi MdL

Riepilogo risultati per Ditta

Agenda Prenotazioni Medico

Specialista

Conferma Prenotazione visita specialistica

Caratteristiche comuni agli invii specifici:

L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica)
Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)
Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)

Parametri di invio documenti per e-mail (esempio Invio Conferma Prenotazione)

Maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail:

Invio per e-mail PDF documenti specifici (bottone sulla barra dei comandi delle maschere di stampa)

Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo documento per: Scadenziario medicina del lavoro, Agenda Medico Interventi MdL, Riepilogo risultati per Ditta, Agenda prenotazioni medico specialista (invio singolo e massivo) e Conferma prenotazione (invio massivo).

Invio per e-mail PDF documenti specifici (bottone nel corpo della maschera)

Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo documento per: biglietto ritiro referto (immagine esempio), relazione sanitaria e giudizio di idoneità e Conferma prenotazione (invio singolo).

Esempio di flusso: Invio per e-mail conferma prenotazione visita specialistica

Dopo aver terminato la compilazione della prenotazione e salvato la stessa cliccare sul bottone "Spedisci come allegato"

Nella maschera sopra riportata, compilata come da scheda Parametri in Gestione Applicativo, è possibile modificare oggetto o corpo aggiungendo, ad esempio, qualche informazione specifica prima dell'invio della mail. L'invio del documento avviene cliccando nuovamente sul bottone "Spedisci come allegato".

invio diretto per e-mail documenti specifici
	Moduli per configurazione
Documento oggetto di invio	STD	MDL	PLB	Caratteristiche
Biglietto Ritiro	Base	Prenotazioni	Base	Effettuato dalla maschera di Accettazione pazienti>> Stampa Ricevuta. L’invio viene effettuato alla mail del paziente
Relazione Sanitaria	MDL Estesa	Base	MDL Estesa	Effettuato dalla maschera di Generazione Relazione Sanitaria >> Scheda Struttura Relazione. L’invio viene effettuato alla mail della ditta
Giudizio di Idoneità	MDL Estesa	Base	MDL Estesa	Effettuato dalla maschera di Gestione Documenti dipendenti >> Scheda Selezioni di stampa. L’invio viene effettuato alla mail della ditta
Scadenzario Medicina del Lavoro	MDL Estesa	Base	MDL Estesa	Effettuato dalle maschere di Scadenziario Interventi >> Gestione completa (invio a singola ditta) e da quella di Scadenziario Interventi >> Stampe (invio contemporaneo a più ditte). L’invio viene effettuato alla mail della ditta
Agenda Medico Interventi MdL	MDL Estesa	Base	MDL Estesa	Effettuato dalla maschera di Scadenziario Interventi >> Agenda Medico. L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
Riepilogo risultati per Ditta	MDL Base	Base	MDL Base	Effettuato dalla maschera di Anagrafica Ditte >> Stampe >> Riepilogo risultati per ditta. L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
Agenda Prenotazioni Medico	Prenotazioni	Prenotazioni	Base	Effettuato sia come invio singolo (maschera Agenda >> Stampa Agenda) che come invio massivo (maschera Invio selettivo promemoria/agende). L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
Conferma Prenotazione	Prenotazioni	Prenotazioni	Base	Effettuato sia come invio singolo (maschera Agenda >> Scheda Prenotazione) che come invio massivo (maschera Invio selettivo promemoria/agende). L’invio viene effettuato alla mail del paziente

Invio di modulistica varia definita dall’utente ai pazienti di accettazione o alle ditte medicina del lavoro

Per la definizione e l'utilizzo dei moduli si veda apposita documentazione di approfondimento: Moduli Configurabili

Invio di Referti di laboratorio o prestazioni specialistiche

Caratteristiche dell’invio per e-mail dei Referti medici:

L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica) – che può essere il paziente oppure, nella procedura di invio massivo, il medico di accettazione (medico curante o medico del lavoro) o alla ditta (solo medicina del lavoro)
Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni e-mail)
Qualora sia impostato l’utilizzo della firma digitale verrà inviato il Referto firmato digitalmente (è comunque sempre possibile inviare il Referto senza firma digitale)
Il Referto verrà marcato come “Inviato” dopo l’invio per e-mail
Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni pdf e firma digitale)
L’invio può essere fatto massivamente per i Referti selezionati dalla maschera Risultati >> Stampa >> Selettiva

Parametri di invio Referti per e-mail

Maschera in Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni e-mail

invio diretto per e-mail di referti
Campo impostazione	Caratteristiche
Oggetto	Normalmente contenente la data di accettazione ed il nominativo paziente.
Corpo	Normalmente contiene la data di accettazione ed il nominativo paziente e la ragione sociale del mittente / firma e-mail. Può essere modificato a piacere inserendo, per esempio, frasi di accompagnamento
Fine messaggio	il fine messaggio viene normalmente utilizzato per dare istruzioni al destinatario su come leggere o verificare la validità del documento firmato digitalmente. Sono previste 2 casistiche di fine messaggio se l'allegato Rapporto di Prova è: - pdf (senza firma digitale) - allegato firmato digitalmente
Considera Stampato	Se apposto il fleg il referto inviato per e-mail verrà considerato stampato. L'attributo stampato consente di escludere il referto dalle procedure di stampa massiva Risultati >> Stampa >> Per periodo e Selettiva
Password di apertura referti	Se apposto il fleg il Referto allegato alla mail potrà essere aperto solo con password (a scelta fra codice fiscale dell'utente o numero di accettazione). La funzionalità richiede l'abilitazione della protezione del PDF - in scheda impostazioni PDF e firma digitale. In questo caso il referto inviato per e-mail non potrà essere firmato digitalmente.

Invio per e-mail Referto - singolo

Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo referto (Risultati >> Inserimento >> Per paziente), oppure dalla maschera di stampa selettiva (Risultati >> Stampa >> Selettiva)

Invio per e-mail Referto - invio massivo

Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa selettiva (Risultati >> Stampa >> Selettiva)

Invio per e-mail Referto - invio massivo

In questo caso i referti possono essere inviati al paziente oppure al medico di accettazione (medico curante o medico del lavoro) o alla ditta (solo medicina del lavoro).

Invio di Fatture

Caratteristiche dell’invio per e-mail delle fatture:

L’invio viene fatto direttamente alla mail del destinatario (se presente in anagrafica); se indicato l’indirizzo di fatturazione avrà prevalenza l’indirizzo mail di quest’ultimo
Sia l’oggetto che il corpo della mail vengono compilati in automatico con il riferimento dei documenti che si stanno inviando e con oggetto/corpo impostabile dall’utente (dalla maschera Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail)
Il file inviato può essere salvato in pdf in automatico in specifiche cartelle (anche queste definite in Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail)
Nel modulo/configurazione medicina del lavoro l’invio può essere fatto massivamente per tutte le fatture emesse in un dato periodo di tempo (se in anagrafica ditte, scheda Dati Contabili, è stato fleggato “Invia fatture per e-mail”)
La fattura verrà marcata come “Inviata” dopo l’invio per e-mail

Parametri di invio Fatture per e-mail

Maschera in Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail

invio diretto per e-mail di FATTURE
Processo	Caratteristiche
Fatturazione automatica pazienti privati da accettazione	Dalla maschera di Generazione Fattura da accettazione, che sia apre dal menù Accettazione pazienti privati.
Fatturazione "manuale"	Dalla maschera di Stampa che si apre dal menù Fatture Definitive
Fatturazione automatica da accettazioni medicina del lavoro	Dal menù Fatturazione periodica >> Stampa e invia per e-mail. Vedi paragrafi sotto

Impostazioni Anagrafiche ditte per invio massivo fatture per e-mail

Parametro Invio fatture per e-mail

Impostazioni specifiche sul cliente Anagrafiche medicina del lavoro >> Ditte>> scheda Dati Fatturazione: verranno inviate per e-mail le fatture ai soli clienti con questo parametro a vero;
Impostazioni di default in Anagrafiche medicina del lavoro >> Impostazioni >> Scheda Anagrafica: E’ il default per la creazione del nuovo cliente, ma se lo cambio il software pone la domanda “Reimpostare anche il parametro nei clienti già presenti in anagrafica al nuovo valore?”

Indirizzo mail di invio fattura

Verrà utilizzato l’indirizzo presente in Anagrafiche medicina del lavoro >> Ditte>> scheda Dati Fatturazione; qualora sia definito un diverso indirizzo di spedizione della fatturazione verrà invece utilizzato l’indirizzo mail presente nell’anagrafica Indirizzo di Spedizione.

Invia fatture per e-mail

dal menù del modulo o configurazione Medicina del Lavoro >> Fatturazione Periodica >> “Stampa e invia mail”

Per effettuare l’invio delle fatture a mezzo mail:
Selezionare (obbligatoriamente) la Data Fattura da/a e, facoltativamente, il/i clienti e il numero/numeri fatture , selezionare "Invia fatture per e-mail" e cliccare sul bottone "Genera"