Labpro ver.5.0  STD/MDL/PLB - Invio diretto di documenti per e-mail


Premessa: metodologia tecnica utilizzata in LabPro 5.0 di invio documenti a mezzo mail

Sono stati implementate 2 tipologie di invio (a scelta dell’utente); entrambe le modalità prevedono il possesso di prerequisiti :
confronto fra i due sistemi di invio
ConfrontoInvio in Office Automation (tramite l’accesso diretto al software Microsoft Office Outlook)Invio tramite il componente Microsoft CDO (Collaboration Data Objects)
PREREQUISITIOccorre avere il Software Microsoft Office Outlook su ogni postazione di lavoro da cui si voglia effettuare l’invio di documenti a mezzo mail; Occorre disporre di un account di posta in uscita (SMTP) compatibile con il funzionamento del CDO, del quale si conoscono i parametri (nome serverSMTP, username e password); tali parametri sono quelli normalmente necessari per l’impostazioni dell’account su programmi di gestione della posta elettronica (es. Microsoft Outlook; Outlook Express ecc). I parametri del CDO possono essere testati dall’apposita maschera (vedi sotto)
VANTAGGILe e-mail inviate permangono archiviate nel software Microsoft Office Outlook (Posta inviata) L’invio è diretto senza richieste di conferme nè altri utilizzi di applicativi esterni;
SVANTAGGIMicrosoft Office Outlook 2003 chiede conferma per l’operazione per ogni e-mail che si voglia inviare, aumentando i tempi di invio, soprattutto per invii massivi. Questo comportamento dipende dall’applicativo Microsoft Outlook e non è evitabile. Per Microsoft Outlook 2007 e 2010 il comportamento può essere impostato sull'applicativo Microsoft Outlook. Non si crea un archivio di mail inviate, anche se è possibile inviare la mail al mittente in ccn (copia conoscenza nascosta), creando così un archivio in posta ricevuta.

Impostazione modalità di Invio

La modalità di invio con i relativi parametri vengono impostati in:

  • Menù Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni mail - Validi per tutti i documenti ad eccezione delle fatture

  • Menù Fatturazione >> Impostazioni >> Impostazioni mail - Parametri validi solo per le fatture

  • Figura 1 – Esempio di compilazione con invio tramite CDO

    Figura 2– Esempio di compilazione con invio tramite Microsoft Outlook

    E' possibile inviare direttamente per e-mail qualsiasi documento stampabile con il software. I parametri per l'invio (es testo oggetto e-mail e corpo, indirizzo e-mail mittente ecc) possono essere gestiti nel menù Impostazioni Applicativo >> Parametri di invio documenti per e-mail

    L’invio per e-mail può essere fatto con modalità e funzionalità diverse in relazione al tipo di documento da inviare. Le modalità possono essere raggruppate come segue:


    Invio generico di qualsiasi documento dalla funzione di anteprima di stampa

    Qualsiasi documento aperto in anteprima di stampa può essere inviato direttamente per e-mail. La barra rappresentata nella figura sottostante è quella visualizzabile dall’anteprima di stampa:

     

    Invio per e-mail PDF

    Cliccando sul bottone "E-mail" dall'anteprima di stampa sarà possibile inviare direttamente il documento per e-mail. Si aprirà una maschera che permetterà di indicare/modificare:
    Destinatario (a, cc) - disponibile una ricerca dei vari indirizzi mail salvati all'interno dell'applicativo nelle seguenti anagrafiche: CLIENTE, CONTATTO, FORNITORE
    Oggetto, nome del file e corpo e-mail (proposti in base a quanto impostato nel menù Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail)
     

    Parametri di invio documenti per e-mail (PDF Generico)

    Dalla maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail sarà possibile:


    Invio di singoli documenti specifici

    I seguenti documenti possono essere inviati direttamente per e-mail con caratteristiche diverse dall'invio generico:
  • Biglietto Ritiro

  • Referto
  • Relazione Sanitaria

  • Giudizio di Idoneità

  • Scadenzario Medicina del Lavoro

  • Agenda Medico Interventi MdL

  • Riepilogo risultati per Ditta

  • Agenda Prenotazioni Medico

  • Specialista
  • Conferma Prenotazione visita specialistica

  • Caratteristiche comuni agli invii specifici:

    Parametri di invio documenti per e-mail (esempio Invio Conferma Prenotazione)

    Maschera Gestione Applicativo >> Parametri invio documenti per e-mail:

     

    Invio per e-mail PDF documenti specifici (bottone sulla barra dei comandi delle maschere di stampa)

    Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo documento per: Scadenziario medicina del lavoro, Agenda Medico Interventi MdL, Riepilogo risultati per Ditta, Agenda prenotazioni medico specialista (invio singolo e massivo) e Conferma prenotazione (invio massivo).

    Invio per e-mail PDF documenti specifici (bottone nel corpo della maschera)

    Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo documento per: biglietto ritiro referto (immagine esempio), relazione sanitaria e giudizio di idoneità e Conferma prenotazione (invio singolo).

    Esempio di flusso: Invio per e-mail conferma prenotazione visita specialistica

    Dopo aver terminato la compilazione della prenotazione e salvato la stessa cliccare sul bottone "Spedisci come allegato"

    Nella maschera sopra riportata, compilata come da scheda Parametri in Gestione Applicativo, è possibile modificare oggetto o corpo aggiungendo, ad esempio, qualche informazione specifica prima dell'invio della mail. L'invio del documento avviene cliccando nuovamente sul bottone "Spedisci come allegato".

    invio diretto per e-mail documenti specifici
     Moduli per configurazione 
    Documento oggetto di invioSTDMDLPLBCaratteristiche
    Biglietto RitiroBase PrenotazioniBaseEffettuato dalla maschera di Accettazione pazienti>> Stampa Ricevuta. L’invio viene effettuato alla mail del paziente
    Relazione SanitariaMDL Estesa BaseMDL EstesaEffettuato dalla maschera di Generazione Relazione Sanitaria >> Scheda Struttura Relazione. L’invio viene effettuato alla mail della ditta
    Giudizio di IdoneitàMDL Estesa BaseMDL EstesaEffettuato dalla maschera di Gestione Documenti dipendenti >> Scheda Selezioni di stampa. L’invio viene effettuato alla mail della ditta
    Scadenzario Medicina del LavoroMDL Estesa BaseMDL EstesaEffettuato dalle maschere di Scadenziario Interventi >> Gestione completa (invio a singola ditta) e da quella di  Scadenziario Interventi >> Stampe (invio contemporaneo a più ditte). L’invio viene effettuato alla mail della ditta
    Agenda Medico Interventi MdLMDL Estesa BaseMDL EstesaEffettuato dalla maschera di Scadenziario Interventi >> Agenda Medico. L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
    Riepilogo risultati per DittaMDL Base BaseMDL BaseEffettuato dalla maschera di Anagrafica Ditte >> Stampe >> Riepilogo risultati per ditta. L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
    Agenda Prenotazioni MedicoPrenotazioni PrenotazioniBase Effettuato sia come invio singolo (maschera Agenda >> Stampa Agenda) che come invio massivo (maschera Invio selettivo promemoria/agende). L’invio viene effettuato alla mail del medico competente
    Conferma PrenotazionePrenotazioni PrenotazioniBase Effettuato sia come invio singolo (maschera Agenda >> Scheda Prenotazione) che come invio massivo (maschera Invio selettivo promemoria/agende). L’invio viene effettuato alla mail del paziente


    Invio di modulistica varia definita dall’utente ai pazienti di accettazione o alle ditte medicina del lavoro

    Per la definizione e l'utilizzo dei moduli si veda apposita documentazione di approfondimento:  Moduli Configurabili


    Invio di Referti di laboratorio o prestazioni specialistiche

    Caratteristiche dell’invio per e-mail dei Referti medici:

    Parametri di invio Referti per e-mail

    Maschera in Risultati >> Impostazioni >> Impostazioni e-mail

    invio diretto per e-mail di referti
    Campo impostazioneCaratteristiche
    OggettoNormalmente contenente la data di accettazione ed il nominativo paziente.
    CorpoNormalmente contiene la data di accettazione ed il nominativo paziente e la ragione sociale del mittente / firma e-mail. Può essere modificato a piacere inserendo, per esempio, frasi di accompagnamento
    Fine messaggioil fine messaggio viene normalmente utilizzato per dare istruzioni al destinatario su come leggere o verificare la validità del documento firmato digitalmente. Sono previste 2 casistiche di fine messaggio se l'allegato Rapporto di Prova è:

    - pdf (senza firma digitale)
    - allegato firmato digitalmente

    Considera StampatoSe apposto il fleg il referto inviato per e-mail verrà considerato stampato. L'attributo stampato consente di escludere il referto dalle procedure di stampa massiva Risultati >> Stampa >> Per periodo e Selettiva
    Password di apertura refertiSe apposto il fleg il Referto allegato alla mail potrà essere aperto solo con password (a scelta fra codice fiscale dell'utente o numero di accettazione). La funzionalità richiede l'abilitazione della protezione del PDF - in scheda impostazioni PDF e firma digitale. In questo caso il referto inviato per e-mail non potrà essere firmato digitalmente.

     

    Invio per e-mail Referto - singolo

    Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa del singolo referto (Risultati >> Inserimento >> Per paziente), oppure dalla maschera di stampa selettiva (Risultati >> Stampa >> Selettiva)

    Invio per e-mail Referto - invio massivo

    Avviene cliccando sul bottone "E-mail" presente sulla maschera di stampa selettiva (Risultati >> Stampa >> Selettiva)

    Invio per e-mail Referto - invio massivo

    In questo caso i referti possono essere inviati al paziente oppure al medico di accettazione (medico curante o medico del lavoro) o alla ditta (solo medicina del lavoro).


    Invio di Fatture

    Caratteristiche dell’invio per e-mail delle fatture:

    Parametri di invio Fatture per e-mail

    Maschera in  Fatture >> Impostazioni >> Impostazioni mail

    invio diretto per e-mail di FATTURE
    ProcessoCaratteristiche
    Fatturazione automatica pazienti privati da accettazioneDalla maschera di Generazione Fattura da accettazione, che sia apre dal menù Accettazione pazienti privati.
    Fatturazione "manuale"Dalla maschera di Stampa che si apre dal menù Fatture Definitive
    Fatturazione automatica da accettazioni medicina del lavoroDal menù Fatturazione periodica >> Stampa e invia per e-mail. Vedi paragrafi sotto

     

    Impostazioni Anagrafiche ditte per invio massivo fatture per e-mail

  • Parametro Invio fatture per e-mail

    Impostazioni specifiche sul cliente Anagrafiche medicina del lavoro >> Ditte>> scheda Dati Fatturazione: verranno inviate per e-mail le fatture ai soli clienti con questo parametro a vero;
    Impostazioni di default in Anagrafiche medicina del lavoro >> Impostazioni >> Scheda Anagrafica: E’ il default per la creazione del nuovo cliente, ma se lo cambio il software pone la domanda “Reimpostare anche il parametro nei clienti già presenti in anagrafica al nuovo valore?”
  • Indirizzo mail di invio fattura

    Verrà utilizzato l’indirizzo presente in Anagrafiche medicina del lavoro >> Ditte>> scheda Dati Fatturazione; qualora sia definito un diverso indirizzo di spedizione della fatturazione verrà invece utilizzato l’indirizzo mail presente nell’anagrafica Indirizzo di Spedizione.
  • Invia fatture per e-mail

    dal menù del modulo o configurazione Medicina del Lavoro >> Fatturazione Periodica >> “Stampa e invia mail”

    Per effettuare l’invio delle fatture a mezzo mail:
    Selezionare (obbligatoriamente) la Data Fattura da/a e, facoltativamente, il/i clienti e il numero/numeri fatture , selezionare "Invia fatture per e-mail" e cliccare sul bottone "Genera"